ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto
Reglamentario 1377 de 2013, ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. adopta la presente
política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares
de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las funciones y
operación desarrollada por la Compañía.
De esta manera, ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. manifiesta que garantiza los
derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos
personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de
legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación
restringida, seguridad y confidencialidad, con el fin de proteger el tratamiento de los datos
personales que nos han sido confiados y suministrados.
Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales,
laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaren a suministrar a ELIZABETH
TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, podrá
conocerla, actualizarla y rectificarla.
- DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la
Ley 1581 de 2012 tal como se transcriben a continuación:
1.1. ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. – Significa o se refiere a la empresa ELIZABETH
TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. o a cualquiera de sus empresas filiales o subsidiarias.
1.2. Titular – Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
1.3. Responsable del tratamiento – Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos,
particularmente en este caso, ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S.
1.4. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
1.5. Oficial de Protección de Datos: El área Administrativa de ELIZABETH TRULLAS Y
COMPAÑÍA S.A.S.
1.6. Dato personal – Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables. Los siguientes son algunos de los datos
personales de los titulares que pueden ser recolectados por ELIZABETH TRULLAS Y
COMPAÑÍA S.A.S. en desarrollo de su objeto social, e incluidos en sus bases de datos:
– Documento de identidad
– Número de documento de identidad
– Nombres y Apellidos
– Profesión
– Estado civil
– Edad
– Números telefónicos de contacto personal
– Dirección personal
– Información financiera
– Registro fílmicos
Presumimos la veracidad de la información suministrada y no verificamos, ni asumimos la
obligación de verificar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que nos
sean proporcionados.
1.7. Autorización – Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a
cabo el tratamiento de datos personales.
1.8. Base de datos – Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.
1.9. Tratamiento – Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.10. Políticas de tratamiento en materia de protección de datos personales – Se refiere al
presente documento.
1.11. Dato sensible – Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como
aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la
salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
1.12. Menores de edad – Se refiere a cualquier individuo menor a 18 años, o cualquier otro
límite establecido por las leyes de cada país.
- PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el
Tratamiento de los Datos Personales son:
2.1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos – El tratamiento a que se
refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en
ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2.2. Principio de finalidad – El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de
acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
2.3. Principio de libertad – El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento,
previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
2.4. Principio de veracidad o calidad – La información sujeta a tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2.5. Principio de transparencia – En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular
a obtener del responsable o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
2.6. Principio de acceso y circulación restringida – El tratamiento se sujeta a los límites que
se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el tratamiento sólo
podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la
presente ley.
2.7. Principio de seguridad – La información sujeta a tratamiento por el responsable o
encargado a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.8. Principio de confidencialidad – Todas las personas que intervengan en el tratamiento
de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación
de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en
la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
- AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. siempre obtendrá y almacenará la autorización de
cada uno de los titulares para el tratamiento de sus datos personales en el momento de la
recolección de datos personales e informará sobre las finalidades específicas del
tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.
La autorización de los titulares, podrá manifestarse por:
3.1. Escrito.
3.2. De forma oral.
3.3. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue
otorgada la autorización.
ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. conservará la prueba de dichas autorizaciones de
forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la
información.
- FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales que recopila ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. son incluidos en
bases de datos a las cuales tienen acceso el personal de la Compañía en ejercicio de sus
funciones y los contratistas encargados de atender los servicios que prestan a ELIZABETH
TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S., quienes en ningún caso están autorizados para el tratamiento
de estos datos personales para fines diferentes a los aquí descritos:
4.1. Adquisición de productos y/o servicios que requiera la compañía para el normal
funcionamiento de su operación y para la adecuada dotación de sus instalaciones.
4.2. Pagos a proveedores de productos o servicios.
4.3. Llevar a cabo los procesos de gestión tributaria.
4.4. Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante la Compañía.
4.5. Contactar a candidatos para las vacantes de la Compañía.
4.6. Establecer convenios comerciales con terceros para la comercialización de los
productos de la compañía.
4.7. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o
en asocio con terceros.
4.8. Actividades propias de la gestión de nómina y gestión de personal.
4.9. Realizar campañas comerciales, de publicidad y mercadeo para ofrecer productos y
servicios, así como sus descuentos o promociones.
4.10. Realizar evaluaciones a la calidad de los productos y servicios.
4.11. Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo.
4.12. Realizar estudios de crédito, cobranza, riesgo crediticio o riesgos de cualquier índole.
4.13. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de
riesgos.
4.14. Estudios estadísticos.
4.15. Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o envío de
información que se considere de interés a través de diferentes medios.
4.16. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes
administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
4.17. Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento
de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como
proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, call center, empresas de
servicios temporales y procesos de cobranza. Se precisa en este punto que ELIZABETH
TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S., aplicará su mayor diligencia en propender porque estos
terceros mantengan la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo
cual se encuentra regulado mediante acuerdos de confidencialidad suscritos con los
mismos.
4.18. Ejecutar las obligaciones derivadas de los contratos comerciales y laborales en los
cuales ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. es parte.
4.19. Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de
servicios.
4.20. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación
comercial entre ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. y el titular.
La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí
señalados y una vez cese la necesidad del tratamiento de los datos personales, los mismos
podrán ser eliminados de las bases de datos de ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. o
archivados seguramente a efectos de solo ser divulgados cuando la Ley así lo exija.
- PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
5.1. Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de ELIZABETH TRULLAS Y
COMPAÑÍA S.A.S. provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades
desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier
otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados o público en
general.
5.2. Canales tales como la línea de atención telefónica, contratos comerciales y laborales,
venta directa, distribuidores y canales de servicio, entre otros, son los medios a través de
los cuales la Compañía obtiene los datos personales a que hace referencia la presente
política.
5.3. Los datos personales recolectados por la Compañía, son almacenados en aplicaciones
o software debidamente licenciados a ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S., los datos
recolectados por terceros a nombre o con autorización de ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA
S.A.S. están formalizados o amparados por procedimientos de debida diligencia o
conocimiento de clientes o proveedores emanados directamente por la casa matriz de
ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S.; con estos terceros se suscriben acuerdos de
confidencialidad para la adecuada protección de la información.
- PROCEDIMIENTO PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR
INFORMACIÓN O REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los datos personales de los titulares,
la Compañía determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir
información o revocar la autorización para el tratamiento de datos personales, implica el
deber del titular del dato debe contactarse con ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. a
través de los medios dispuestos para ello, a saber:
6.1. Remitiendo solicitud por escrito y escaneada al correo electrónico dispuesto por la
Compañía elizabethtrullas76@gmail.com, la cual deberá ser acompañada de una copia del
documento de identidad del titular, o
6.3. Remitiendo solicitud por escrito al domicilio social de la Compañía, la cual deberá ser
acompañada de una copia del documento de identidad del titular.
- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR RECLAMOS RELACIONADOS CON EL TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES
El titular del dato podrá solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos, o
cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrá presentar
un reclamo al e-mail elizabethtrullas76@gmail.com.
7.1. El reclamo deberá incluir la siguiente información:
- a) Titular del dato
- b) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
- c) La dirección para notificación o respuesta
- d) Documentos que se quiera hacer valer
7.2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en
que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
7.3. Los titulares de los datos personales, podrán en todo momento, solicitar a ELIZABETH
TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. la supresión o modificación de sus datos o revocar la
autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en ésta
política.
7.4. Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la
revocatoria de la autorización, no procederá cuando el titular tenga un deber legal o
contractual con ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S.
- DERECHOS DEL TITULAR DE DATO PERSONAL
El titular del dato personal tendrá los siguientes derechos:
8.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del
tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente
a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos
cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
8.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con
lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
8.3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
8.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
8.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria
y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas
contrarias la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
8.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento.
- EJERCICIO DE LOS DERECHOS SOBRE DE DATOS PERSONALES
9.1. Por parte del titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que le coloque a disposición el responsable.
9.2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
9.3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación
o apoderamiento.
9.4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
9.5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén
facultadas para representarlos.
- DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el responsable del tratamiento tendrá los
siguientes deberes:
10.1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
10.2. Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la
respectiva autorización otorgada por el titular.
10.3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten por virtud de la autorización otorgada.
10.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10.5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
10.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del
tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada
a este se mantenga actualizada.
10.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
encargado del tratamiento.
10.8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de
2012.
10.9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del titular.
10.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
presente política.
10.11. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y
no haya finalizado el trámite respectivo.
10.12. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
10.13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares.
10.14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
10.15. En caso de presentarse un incidente que represente un riesgo de los datos
personales, bien sea violación a los códigos de seguridad o que existan riesgos en la
administración, dicha situación debe ser notificada al área Administrativa, para que la
misma informe de este hecho a la Superintendencia de Industria y Comercio.
- OTRAS DISPOSICIONES
ELIZABETH TRULLAS Y COMPAÑÍA S.A.S. no tiene intención de recolectar ninguna
información personal de datos sensibles, ni de niños o menores de edad.
Si usted sabe o conoce que algún menor de edad se ha registrado o está en nuestra base de
datos, por favor notifíquelo de inmediato a través de los medios dispuestos en ésta política.
Nos comprometemos a eliminar dicho registro a la brevedad posible.
La Compañía recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales sobre los que
se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario.
- VIGENCIA DE LA POLÍTICA
Los datos personales o bases datos sujetas a tratamiento, estarán vigentes por el término
contractual que tenga el producto o servicio, durante el período en el que subsista la
finalidad para la cual fueron recopilados, más el término que establezca la Ley que le sea
aplicable.
La presente política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación.
Los aspectos no tratados en la presente política se regirán por la Ley 1581 de 2012, su
decreto reglamentario, y demás normativa relacionada con el principio de Habeas Data.
Firmada en la ciudad de Santiago de Cali (Valle del Cauca) a los 06 días del mes de
septiembre del año dos mil diecisiete (2017).
– Política de uso de Cookies
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 22.2 LSSI, la Web únicamente utilizará dispositivos de almacenamiento y recuperación de datos (‘Cookies’) cuando el usuario haya dado su consentimiento para ello, de acuerdo con lo que se indica en la ventana emergente del navegador del usuario cuando accede por primera vez a la Web y en los demás términos y condiciones siguientes que todo usuario debe conocer.
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Más información en http://es.wikipedia.org/wiki/Cookie_%28inform%C3%A1tica%29
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